Büro mieten – richtige Immobilie finden mit Profi-Hilfe

Darauf müssen Sie achten, wenn Sie ein Büro mieten

Egal ob Sie Ihr Team wieder zurück ins Büro holen oder zum ersten Mal eine passende Fläche mieten möchten: Wichtig ist, dass das Objekt zu Ihrem Unternehmen passt. Nicht nur nach dem Eindruck von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, sondern gegebenenfalls auch für Kunden oder Ge­schäfts­part­ner, die Sie in Ihren Räumen empfangen möchten. Wenn Sie planen, ein Büro zu mieten, gibt es einiges zu beachten.

Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie im Überblick, auf die auch unsere Makler bei der Objektauswahl für Sie achten:

• Größe: In Ihrem Büro sollte zuerst Platz für alle Mitarbeiter sein, die regelmäßig oder perspektivisch in Präsenz erscheinen. Die Arbeitsplätze allein reichen aber natürlich nicht aus. Genauso sollten genug Räume für Meetings, den Empfang von Gästen und Partnern und gegebenenfalls auch Pausenräume zur Verfügung stehen. Eine Kaffeeküche ist von Vorteil, ausreichend sanitäre Einrichtungen sind ein Muss.
• Geräuschkulisse: Befinden sich in nächster Nähe eine Autobahn, ein Industriegebiet oder ein Kindergarten, ist das mit entsprechender Lautstärke verbunden. Auch ein anderer Mieter, der störende Geräusche verursacht, kann Ihre Mitarbeiter in der Konzentration stören. Wir achten darauf, dass das Büro genug Ruhe zum Arbeiten bietet.
• Umfeld: Für Ihre Mitarbeiter sollte das Büro in einem attraktiven Umfeld liegen, in dem sich zum Beispiel Restaurants für die Mittagspause befinden. Gibt es in der Nähe auch Supermärkte, ist das ebenfalls ein Pluspunkt.
• Erreichbarkeit: Das Büro sollte für Sie und Ihre Mitarbeiter gut erreichbar sein. Eine zentrale Lage punktet damit, dass das Büro mit dem Auto, dem Fahrrad und den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist. Vor Ort sollten genug Stellplätze für Fahrräder und Autos zur Verfügung stehen.
• Ausstattung: Eine bereits eingebaute Küche, neue Sanitäranlagen und eine Anbindung an das Glasfasernetz sind klare Vorteile. Achten Sie auch auf vorhandene Telefonanlagen und gegebenenfalls auf das Mobilfunknetz, denn gerade in alten Gebäuden herrscht häufig schlechter Empfang. Zur Ausstattung gehört auch das Heizsystem und – bei steigenden Temperaturen im Sommer immer wichtiger – die Möglichkeit zur Belüftung, vielleicht sogar mit einer Klimaanlage.
• Kosten: Die Kosten sollten sich für Sie lohnen. Berücksichtigen Sie dabei auch die Nebenkosten. Wenn Sie bereits absehen können, dass ein großes Büro aufgrund einer Homeoffice-Regelung dauerhaft nur zur Hälfte besetzt wäre, berücksichtigen wir das bei der Auswahl.

Kleines Büro, Bürogebäude oder Büro mit Lager: die passende Größe finden

Nicht jedes Unternehmen benötigt denselben Zuschnitt. Je nach Teamgröße und Geschäftsmodell kommen un­ter­schied­li­che Bürolösungen infrage:

• Kleines Büro mieten: Für Ein­zel­un­ter­neh­mer, Freiberufler oder kleine Teams reicht oft schon eine kompakte Fläche. In Deutschland schreibt die Ar­beits­stät­ten­ver­ord­nung (ASR A1.2) ein gesetzliches Minimum von 8 Quadratmetern für den ersten Mitarbeiter und mindestens 6 Quadratmetern für jeden weiteren Arbeitsplatz im selben Raum vor.
• Büro mit Lager mieten: Wer neben der reinen Büroarbeit auch Waren, Materialien oder Ausstattung lagern muss, etwa im Onlinehandel oder Handwerk, profitiert von einer Fläche mit angeschlossenem Lagerraum und, bestenfalls, gutem Anschluss an Ver­la­de­mög­lich­kei­ten. Achten Sie hier zusätzlich auf ausreichende Deckenhöhe, eine ebenerdige Anlieferung und nach Möglichkeit getrennte Zugänge für Kunden und Lieferverkehr.
• Ganzes Bürogebäude mieten: Größere Unternehmen oder wachsende Teams mieten mitunter ein komplettes Bürogebäude statt einzelner Flächen. Das bietet mehr Ge­stal­tungs­frei­heit bei Grundriss und Außenauftritt, bedeutet aber auch, dass Sie je nach Mietvertrag für die Instandhaltung des gesamten Gebäudes mit­ver­ant­wort­lich sein können.

Gesetzliche Vorschriften für die Miete von Büroräumen

Ein Büro ist nach Ar­beits­stät­ten­ver­ord­nung ein Arbeitsplatz. Dementsprechend müssen Sie auch die Vorgaben der Verordnung einhalten, um für die Sicherheit und den Arbeitsschutz Ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Die folgenden Punkte sind für Sie relevant:

• Arbeitsplätze: Die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 „Raumabmessungen und Be­we­gungs­flä­chen“ regelt ganz klar, wie groß ein Arbeitsplatz sein muss.² Bild­schirm­ar­beits­plät­ze müssen hierbei mindestens eine Tiefe und Breite von einem Meter aufweisen. Die Bewegungsfläche an diesem Arbeitsplatz muss 1,5 Meter betragen. Wichtig ist hierbei, dass sich die Be­we­gungs­flä­chen verschiedener Arbeitsplätze nicht überlagern dürfen.
• Grundfläche: Richten Sie Einzelbüros ein, muss eine Richtgröße von 8 bis 10 Quadratmetern pro Büro vorhanden sein. Planen Sie stattdessen Gruppenbüros, kommen für jeden weiteren Arbeitsplatz 6 Quadratmeter hinzu. Anders sieht es im Großraumbüro aus: Hier müssen Sie mit 12 bis 15 Quadratmetern pro Arbeitsplatz planen. Beachten Sie auch, dass für die Berechnung der optimalen Größe alle Wege dazuzählen. Ein Weg, der auch als Fluchtweg für maximal fünf Personen vorgesehen ist, muss mindestens 0,9 Meter breit sein. Wege, die zum Fenster oder zum Heiz­kör­per­reg­ler führen, müssen mindestens 0,6 Meter breit sein.
• Raumhöhe: Mindestens 2,5 Meter sind bei einer Grundfläche von 50 Quadratmetern vorgeschrieben. Je größer der Raum, desto höher muss er auch sein. Hier sieht die ASR A1.2 folgende Höhen vor:
  • bei mehr als 50 m² mindestens 2,75 m
  • bei mehr als 100 m² mindestens 3,00 m
  • bei mehr als 2.000 m² mindestens 3,25 m
• Arbeitsschutz: Damit die Arbeit im Büro nicht krank macht, gibt es auch verschiedene Vorschriften zum Arbeitsschutz. Dazu gehören:
  • Tageslicht durch Fenster
  • ausreichende Be­lüf­tungs­mög­lich­kei­ten
  • Pausenräume ab mehr als 10 Beschäftigten
  • eine Raumtemperatur, die mindestens 19 Grad im Stehen und 20 Grad im Sitzen beträgt
  • eine maximale Raumtemperatur von 35 Grad

Das unterscheidet Gewerbemiete und Wohnraummiete

Das Ge­wer­be­miet­recht hat einen klaren Vorteil gegenüber dem Mietrecht für Wohnungen: eine weitgehende Ver­trags­frei­heit. Es gelten weder Kün­di­gungs­schutz noch Sozialklausel oder Miet­preis­re­gu­lie­rung wie bei der Wohnraummiete.³ Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt nach § 580a Abs. 2 BGB mindestens sechs Monate zum Quartalsende, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde.⁴

Statt starrer Vorgaben haben Sie bei der Gewerbemiete viel Ver­hand­lungs­spiel­raum und können mit Ihrem Vermieter individuelle Regelungen treffen. Im folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten neuralgischen Punkte, die uns in Verhandlungen immer wieder begegnen.

Laufzeit und Kün­di­gungs­fris­ten

Üblicherweise vereinbaren Mieter und Vermieter eine Festmietzeit mit Ver­län­ge­rungs­op­ti­on. Im konkreten Fall können zum Beispiel zwei Jahre Mietzeit vereinbart werden, die sich – sofern keine der beiden Seiten kündigt – automatisch um ein Jahr verlängert. Die Kündigungsfrist können Sie flexibel vereinbaren. Sechs Monate zum Quartalsende gelten als üblich. Junge Unternehmen, die noch nicht wissen, wie lange sie ein Büro benötigen, streben eher eine kurze Mietdauer mit Ver­län­ge­rungs­op­ti­on an, statt sich über viele Jahre fest an einen Vermieter zu binden.

Ver­trags­lauf­zei­ten, die länger als ein Jahr sind, müssen zwingend schriftlich festgehalten werden (§ 550 BGB).⁵ Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch in jedem Fall, die Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.

Nebenkosten und Betriebskosten

Gesetzlich geregelt ist Folgendes: Der Vermieter muss Ihnen die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung spätestens ein Jahr nach Ende der Ab­rech­nungs­pe­ri­ode vorlegen. Allerdings gibt es keine gesetzliche Ausschlussfrist für Nachforderungen, wie es bei der Wohnraummiete der Fall ist. Vermieter können also auch noch später als ein Jahr Nachzahlungen einfordern. Achten Sie darauf, dass im Vertrag klar festgelegt ist, welche Nebenkosten umgelegt werden dürfen. Auch hier haben Sie mehr Spielraum als bei einer Wohnung.

Mietanpassung: Staffel- und Indexmiete

Da die Gewerbemiete stark durch Ver­trags­frei­heit geprägt ist, sind un­ter­schied­li­che An­pas­sungs­me­cha­nis­men üblich. Der Vermieter kann die folgenden Mietmodelle vorsehen:

• Staffelmiete: Im Vertrag stehen konkret bezifferte Er­hö­hungs­schrit­te, die zu bestimmten Zeitpunkten eintreten. Die Miete steigt für Sie nachvollziehbar.
• Indexmiete: Die Miethöhe ist gekoppelt an einen Preisindex.⁶ Auch dieser muss klar bestimmbar formuliert sein, sodass Sie berechnen können, wie stark die Miete steigt.

Unklare Klauseln, aus denen nicht ersichtlich ist, in welchem Maße die Miete für Sie steigt, sind zu hinterfragen. Ein Anwalt für Ge­wer­be­miet­recht und unsere Makler mit Sachverstand geben Ihnen hier gerne Auskunft.

So läuft die Anmietung eines Büros mit Heid ab

Von der Suche bis zur Schlüs­sel­über­ga­be: Unsere Makler begleiten Sie durch den gesamten Prozess. Je nach Verfügbarkeit am Markt und Ab­stim­mungs­be­darf mit dem Vermieter dauert der gesamte Prozess meist mehrere Wochen bis wenige Monate.

1. Bedarf klären: Bevor unsere Makler nach einem passenden Büro für Sie suchen, gehen wir im persönlichen Gespräch Ihre Anforderungen und Wünsche durch.

2. Exposés sichten: Unsere Makler suchen nach Objekten, die zu Ihren Vorstellungen passen, und Sie entscheiden anhand der Exposés, welche Büros Sie besichtigen möchten.

3. Besichtigung: Wir begleiten Sie zur Besichtigung der interessanten Objekte und klären für Sie offene Fragen mit dem Vermieter.

4. Ver­trags­ver­hand­lung: Haben Sie das passende Büro gefunden, das Sie mieten möchten, begleiten wir Sie bei der Ver­trags­ver­hand­lung mit dem Vermieter. Hier werden unter anderem die Laufzeit, Regelungen zu Nebenkosten und An­pas­sungs­klau­seln geklärt.

5. Unterzeichnung und Übergabe: Es folgen die Unterzeichnung des Mietvertrages und die Übergabe des Büros. Unsere Makler begleiten gerne die Übergabe, fertigen ein passendes Protokoll an oder unterzeichnen als Zeuge.

Was unsere Gewerbemakler auszeichnet

Damit Sie ein Büro finden, das zu Ihrem Team und Ihrem Budget passt, übernehmen unsere Makler die Steuerung des gesamten Prozesses:

• Kompetente Betreuung
  Wir wissen genau, worauf es bei Ge­wer­be­miet­ver­trä­gen ankommt, und sichern Ihre Interessen von Anfang an.
• Kurzfristige Termine
  Wir organisieren Besichtigungen zügig, damit Ihnen keine passende Fläche entgeht.
• Verhandlung auf Augenhöhe
  Ob Laufzeit, Staffelmiete oder Nebenkosten – wir verhandeln die Ver­trags­kon­di­tio­nen für Sie mit dem Vermieter.
• Marktkenntnis vor Ort
  Wir kennen die üblichen Konditionen in Ihrer Region und erkennen, ob ein Angebot fair kalkuliert ist.
• Begleitung bis zur Übergabe
  Von der ersten Besichtigung bis zur Schlüs­sel­über­ga­be sind wir an Ihrer Seite.

Häufige Fragen zum Thema Büro mieten

Hier finden Sie die Antworten auf häufige Fragen, die zum Thema Büro mieten gestellt werden. Gerne beantworten wir auch weitere Fragen telefonisch unter 0158 – 884 916 68.